Quand verser les rémunérations ?

André, l'employeur de Mathias et d'Axelle, a décidé, pour des raisons de simplicité, de verser leur salaire tous les trois mois. Les deux salariés s'opposent à cette décision et ils ont bien raison puisqu'André à l'obligation de payer ses salariés tous les mois.

En cas de retard de paiement, André est passible d'une amende prévue pour les contraventions de la troisième classe, soit 450 euros au plus au salarié lésé.

(C. trav., art. R. 3246-1)

Acompte / avance : quelle est la différence ?

Le 15 septembre, André a accepté d'accorder à Mathias un acompte de 1 000 € sur son salaire brut de 3 000 €. Le 30 septembre, la somme versée à Mathias a été de :

3 000 € – 600 € (20 % de cotisations sur salaire) – 1 000 € (d'acompte) = 1 400 €.

L'acompte est un paiement anticipé, par rapport à la date normale de versement de la paie. C'est une somme d'argent qui consiste à payer un travail non encore réalisé.

Le 30 septembre, Axelle (dont le salaire est de 1 300 €) a, quant à elle, demandé une avance sur salaire d'un montant de 1 200 €. André veut décompter 1 200 € sur le paiement du salaire concernant le mois d'octobre. Cette méthode de calcul s'avère incorrecte puisque pour récupérer l'avance accordée à Axelle, André doit effectuer des retenues successives ne dépassant pas 10 % du salaire.

(C. trav., art. L. 3251-3).

La retenue réalisée, généralement chaque mois, par l'employeur est mentionnée sur le bulletin de paye après le net imposable. Des versements volontaires du salarié peuvent également être réalisés à titre de remboursement. L'avance est donc assimilée à un prêt et non à un salaire ; il n'y a pas lieu de la soumettre aux cotisations sociales.

Bon à savoir

Les exceptions à la règle du paiement mensuel

Les salariés ne bénéficiant pas de la mensualisation doivent être payés au moins deux fois par mois, à seize jours au plus d'intervalle.

Sont concernés :

  • les salariés travaillant à domicile ;
  • les saisonniers ;
  • les salariés temporaires ;
  • les salariés intermittents. Les salariés concernés bénéficient d'un contrat de travail dit intermittent ayant pour objet de pourvoir des emplois permanents qui, par nature, comportent une alternance de périodes travaillées et non travaillées. Ce type de contrat a donc pour objet de prendre en compte la spécificité des secteurs professionnels connaissant d'importantes fluctuations d'activité sur l'année liées notamment au rythme scolaire, aux spectacles, aux saisons, au tourisme.

Pour plus d'informations

Bulletin de paie

André estime que pour alléger la charge de travail d'Angélique, chargée d'établir les fiches de paie, il n'est plus nécessaire de fournir un bulletin de paie à Mathias et Axelle.

Ces derniers contestent à juste titre puisque l'obligation faite à André de délivrer un bulletin de salaire au moment du paiement du salaire est légale (sauf s'il opte pour un mode de paiement autre que le mode classique).

Toutefois, la simple délivrance d'un bulletin de paie n'est pas suffisante, encore faut-il qu'il contienne toutes les mentions légalement imposées (C. trav., art. R. 3243-1) : nom et adresse de l'employeur et du salarié ; convention collective applicable ; emploi et classification du salarié ; montant de la rémunération brute ; nombre d'heures de travail, etc.).

Le bulletin de paie électronique

Sauf opposition du salarié, les employeurs ont depuis quelque temps la possibilité de communiquer à leurs salariés un bulletin de paie sous forme électronique. La remise du bulletin doit être réalisée dans des conditions garantissant l'intégrité des données. La durée de conservation des bulletins de paie électroniques par les employeurs est de cinq ans (tout comme les supports en version papier). En cas d'opposition, formulable à tout moment, l'employeur doit revenir au format papier dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans les trois mois suivants la demande.

Bon à savoir

Avec le CEA et le GUSO, pas besoin d'établir un bulletin de paie ! En un clic, tous les renseignements sont envoyés à l'organisme gestionnaire, qui se charge d'établir le bulletin de paie à l'attention du salarié.

En revanche, le recours à ces dispositifs ne dispense pas de rédiger un contrat de travail, ni de respecter l'ensemble des dispositions légales et conventionnelles applicables.

Le bulletin de paie simplifié

Les employeurs volontaires pouvaient mettre en place le bulletin de paie simplifié depuis le 1er mars 2016. Il est désormais généralisé depuis le 1er janvier 2018.

(décret n° 2016-190 du 25 févr. 2016, JO du 26) et arr. du 9 mai 2018, JO du 12, texte n° 34

Un modèle est diffusé.

(arrêté du 25 févr. 2016, JO du 26, texte n° 15).

Attention

Prélèvement à la source à compter du 1er janvier 2019

L'assiette, le taux et le montant du prélèvement à la source devront être présents sur le bulletin de paie à compter du 1er janvier 2019, date de la mise en place du système, de même que le montant qui aurait dû être versé au salarié avant ce prélèvement.

Les formes de paiement de la rémunération

Pour des raisons personnelles, Mathias souhaite que son salaire du mois de novembre (2 400 € nets) soit versé en espèces. À juste titre, André refuse.

Effectivement, au-delà d'un salaire mensuel net d'un montant de 1 500 €, le paiement du salaire doit obligatoirement être réalisé par chèque barré ou virement bancaire. En revanche, si le salaire de Mathias avait été de 1 400 € net, André n'aurait pas été en droit de refuser le paiement en espèces.

Les autres modes de paiement : une simplification pour les petites associations.

Pour simplifier la gestion de l'emploi de leurs salariés et des modes de paiement, les associations peuvent recourir au chèque emploi associatif (CEA) ou au Guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO).

Dispositifs simplifiant la gestion des salariés : CEA - GUSO

  • Le CEA est un formulaire offrant la possibilité à l'association à but non lucratif * qui emploie au maximum 20 équivalents temps plein d'être dispensée de rédiger un contrat de travail, d'effectuer des fiches de paie et de calculer les cotisations dues aux divers organismes sociaux. Ces différentes prestations sont gratuitement prises en charge par l'Urssaf. Le CEA ne peut être utilisé qu'avec l'accord du salarié (focus juillet 2015).

Bon à savoir

CEA et congés payés : le secteur associatif écouté !

L'indemnité de congés payés dont le montant est égal au dixième de la rémunération totale brute due au salarié pour les prestations réalisées ne doit pas être incluse à la rémunération portée sur le CEA. Les règles de droit commun en matière de congés payés s'appliquent aux salariés rémunérés en CEA. Il en résulte qu'un congé de deux jours et demi-ouvrables par mois travaillé est appliqué aux salariés ayant effectué un travail effectif d'au minimum dix jours et demi-ouvrables par mois chez le même employeur.

(C. trav., art. L. 1272-1 et s.)

La loi sur l'économie sociale et solidaire du 31 juillet 2014 (n° 2014-856, JO du 1er août) permet aux fondations d'utiliser le CEA, si elles emploient, comme les associations à but non lucratif, au maximum 20 équivalents temps plein.

  • Le GUSO est un guichet unique pour le spectacle vivant (GUSO). Il permet aux organisateurs non professionnels de spectacles vivants d'effectuer auprès d'un seul organisme, par le biais d'un formulaire spécifique, l'ensemble des déclarations obligatoires liées à l'embauche ainsi que le paiement des cotisations et contributions sociales.

    (C. trav., art. L. 7122-22)

Des règles spécifiques concernent :

  • le champ d'application du guichet unique ;
  • la mise en œuvre de la procédure unique de déclaration ;
  • le taux, les assiettes et la date de paiement des cotisations et contributions sociales ;
  • le contentieux du recouvrement.

Bon à savoir

Guso : une convention collective obligatoire pour les salariés concernés !

Les associations qui relèvent du champ d'application du guichet unique et qui emploient un artiste ou un technicien du spectacle ont l'obligation de les faire bénéficier des dispositions d'une convention collective des activités du spectacle (CCN entreprises artistiques et culturelles (IDCC 1285) ; CCN entreprises du secteur privé du spectacle vivant (IDCC 3090), etc...).

Cette obligation s'impose lorsque l'artiste ou le technicien du spectacle embauché n'est pas en mesure de pouvoir bénéficier d'une disposition conventionnelle adaptée spécifiquement à son activité principale.

Par ailleurs, les associations concernées doivent faire référence à la convention collective choisie dans le formulaire de déclaration d'emploi.

(C. trav., art. L. 7121-7-1)

Avantages en nature

André se demande si la fourniture d'un repas et l'octroi d'un logement à titre gratuit à ses salariés constituent un avantage en nature.

Sont notamment considérés comme tels :

  • les avantages en nourriture ;
  • les avantages en logement ;
  • la fourniture d'un véhicule ;
  • la fourniture d'équipements et de vêtements professionnels ;
  • l'avantage en nature des nouvelles technologies de l'information et de la communication.

Les avantages en nature constituent des éléments de la rémunération. Ils sont soumis à cotisations, à la CGS-CRDS, à la contribution solidarité autonomie et à toutes les autres charges sociales.

Le titre-restaurant

André souhaite proposer le titre-restaurant. Cela est possible dès lors qu'il n'existe pas une cantine sur le lieu de travail. Ainsi tout employé tenu de prendre son repas durant ses horaires de travail est en droit d'obtenir un titre restaurant par jour ouvré.

Deux titres ont été créés sur le modèle des titres-restaurant. Il s'agit :

  • du titre-repas du volontaire qui est réservé aux titulaires de contrat de volontariat encore en cours (lien vers la partie sur le service civique) ;
  • du chèque-repas du bénévole.

Ce titre leur permet d'acquitter en tout ou en partie le prix de repas consommés au restaurant ou préparés par un restaurateur.

L'association qui participe au financement de nouveaux titres bénéficie d'une exonération de toutes charges fiscales et sociales.

Un décret détermine les modalités d'émission et d'utilisation de ces deux titres repas.

Les chèques-vacances

... l'accès à un dispositif favorisé pour tous : tous les salariés, quels que soient leurs revenus, y ont droit.

La contribution de l'employeur est quant à elle fixée en pourcentage de la valeur du chèque-vacances. Ce pourcentage est établi en fonction de la rémunération du salarié et de sa situation de famille (C. tourisme, art. L. 411-11). Cette contribution est au maximum de (C. tourisme, art. D. 411-6-1) :

  • 80 % de la valeur libératoire des chèques-vacances si la rémunération moyenne des bénéficiaires au cours des trois derniers mois précédant l'attribution est inférieure au plafond de la sécurité sociale apprécié sur une base mensuelle ;
  • 50 % de la valeur libératoire des chèques-vacances si la rémunération moyenne des bénéficiaires au cours des trois derniers mois précédant l'attribution est supérieure au plafond de la sécurité sociale apprécié sur une base mensuelle.

Nota : Ces pourcentages font l'objet de majorations dans certaines situations (enfant à charge ; enfant handicapé, etc.).

Sous réserve du respect de certaines conditions, la participation de l'employeur n'est pas soumise à cotisations et contributions sociales, à l'exception de la CSG et de la CRDS. L'exonération s'applique dans la limite de 30 % du Smic brut mensuel par an et par salarié.

(C. tourisme, art. L. 411-9)

Bon à savoir

Pour réserver des voyages en ligne, l'Agence nationale pour les chèques-vacances a créé des « e-Chèque-Vacances », composés de coupures de 60 €, exclusivement utilisables sur internet.

Pour plus d'informations

Titre-restaurant : Où se procurer les titres-restaurants :

Chèques-vacances : pour se procurer les chèques-vacances et e-Chèque-Vacances contactez :

Frais professionnels

Guillaume est contraint d'effectuer de nombreux déplacements professionnels.

À cet égard, il conserve l'ensemble des tickets de restaurants et de péages autoroutiers. Il demande également des factures lorsqu'il se rend dans des hôtels. En conséquence, il aimerait bien que son employeur puisse lui rembourser les frais engagés.

En effet, les frais que Guillaume justifie avoir engagés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur doivent systématiquement lui être remboursés sans qu'ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due.

Sans fournir une liste exhaustive des frais professionnels, sont visés :

  • les frais de restauration ;
  • les aides aux frais de transports domicile/lieu de travail ;
  • les indemnités kilométriques ;
  • les frais liés à la mobilité professionnelle ;
  • les frais liés aux grands déplacements.

Barèmes kilométriques 2018

Véhicules de tourisme
Puissance fiscale Gazole Super sans plomb GPL
3 à 4 CV 0,068 € 0,091 € 0,056 €
5 à 7 CV 0,084 € 0,112 € 0,068 €
8 et 9 CV 0,100 € 0,133 € 0,081 €
10 et 11 CV 0,113 € 0,150 € 0,092 €
12 CV et plus 0,125 € 0,166 € 0,102 €
Deux-roues motorisées
Puissance fiscale des véhicules deux-roues motorisés Frais de carburant au kilomètre
< 50 CC 0,029 €
> 50 CC et < ou égal à 125 CC 0,060 €
3, 4 et 5 CV 0,076 €
> 5 CV 0,105 €

Source : BOI-BAREME-000003-20180207

Attention

La prime transport : prise en charge par l'employeur

Le versement de la prime transport (prise en charge des frais de transport, publics ou personnels, générés par les salariés pour se rendre ou quitter leur travail) s'impose à l'employeur. En effet, si certaines conditions sont réunies, l'employeur a l'obligation de prendre en charge au moins 50 % du prix des titres d'abonnement aux transports collectifs contractés par le salarié.

En outre, reste optionnelle la prise en charge des frais d'utilisation d'un véhicule personnel pour les salariés dont le lieu de travail ou la résidence n'est pas desservi par un réseau de transports collectifs ou lorsque leurs horaires de travail les privent d'utiliser ces transports.

Conseil

Le remboursement des frais professionnels

Les frais professionnels engendrés par le salarié (Guillaume) peuvent être remboursés par son employeur :

  • soit en tenant compte des dépenses réellement engagées ;
  • soit sous la forme d'allocations forfaitaires. Les barèmes des montants du remboursement des frais professionnels sont établis et diffusés chaque année par le Bofip.

Pour plus d'informations

Remboursement des frais professionnels (barèmes) :