La comptabilité analytique dans les associations

La comptabilité analytique dans les associations

De très nombreuses associations tiennent une comptabilité. Pour les plus petites d'entre elles, le recensement des recettes et dépenses, pouvant être considéré comme une comptabilité simple, est nécessaire afin de respecter leur obligation de « rendre compte de leur gestion » à leurs membres, au moins une fois par an. Pour les associations de taille plus importante ou pour celles percevant plus de 153 000 € de subventions ou de dons, ou encore pour celles ayant une activité soumise à une législation spécifique, la comptabilité est obligatoire car elles sont tenues d'établir des comptes annuels.

La comptabilité dite générale est un système d'enregistrement de tous les flux nécessaires à la réalisation de ou des activités de l'association, permettant de déterminer un résultat global annuel (au minimum) et d'identifier son patrimoine à la clôture de l'exercice.

Par contre, hormis les associations de grande taille très structurées, peu d'associations mettent en place une comptabilité analytique, au motif que sa mise en oeuvre semble difficile.

Notre lettre a pour finalité de vous démontrer les intérêts d'une comptabilité analytique et de vous présenter la façon de la mettre en place.

Les intérêts d'une comptabilité analytique

La comptabilité analytique se distingue de la comptabilité générale bien qu'elle prenne « ses sources » dans celle-ci.

Elle est un système d'enregistrement d'informations détaillées pour répondre à plusieurs finalités :

  • mettre l'accent sur la connaissance de la réalité économique ;
  • être adaptée aux besoins d'analyse propre de l'association (analyse par établissements, services, activités, actions, projets, fonctions...) ;
  • donner des résultats par centre de ressources ;
  • élaborer des informations financières permettant d'établir des prévisions.

En quelques mots, la comptabilité analytique est un outil d'aide à la décision et au pilotage de l'association.

Elle permet d'obtenir des informations de gestion plus détaillées afin de répondre à certaines questions, telles que, par exemple :

  • mes activités (si l'association a plusieurs activités) sont-elles toutes équilibrées ?
  • quel est le résultat (coût) de chaque projet mis en oeuvre ?
  • quel montant de subvention doit-on solliciter pour financer le projet envisagé ?
  • ...

D'une manière générale, la comptabilité analytique permet :

  • un meilleur pilotage de l'association en déterminant des résultats par projet ou par activité afin de connaître ceux/celles qui ont généré des excédents et ceux/celles qui sont insuffisamment financé ;
  • de rendre compte de l'utilisation des fonds reçus des financeurs publics (subventions, tarification) et privés (dons) dans un souci de transparence.

Les enjeux d'une comptabilité analytique

La comptabilité analytique n'est pas obligatoire, mais parfois, l'association est « contrainte » d'en mettre en place, pour des raisons :

  • comptables, afin de déterminer la valeur d'un stock de production (dans un établissement ou service d'aide par le travail [ESAT] par exemple) ;
  • statutaires ;
  • fiscales, dans le cas d'une sectorisation des activités lucratives et/ou sectorisation en matière de TVA ;
  • contractuelles, notamment avec les financeurs publics (fonds européens) ;
  • implicites, par la nécessité d'un compte-rendu financier de l'action ou l'établissement d'un compte d'emploi des ressources (CER).

Mais elle peut aussi le faire parce qu'elle y a intérêt, afin de :

  • produire une information périodique contribuant au pilotage de la gestion et gérer en toute transparence ;
  • élaborer des budgets pertinents par activité ou par action permettant un suivi budgétaire adéquat et un contrôle de gestion satisfaisant ;
  • vérifier l'utilisation des fonds sans gaspillage ni thésaurisation excessive.

La comptabilité analytique apporte des réponses aux différents besoins de l'association en matière de gestion.

Intervenants Besoins d'informations pour : Les réponses de la comptabilité analytique :
Dirigeants Optimiser les moyens pour atteindre l'objet social Meilleure connaissance de la formation du résultat Outil de gouvernance et de gestion
Piloter la gestion de l'ensemble des activités/actions de l'association Informe sur les zones de déficit et permet des actions correctives
Établir des prévisions financières Améliore l'approche budgétaire
Informer régulièrement les membres et partenaires de l'association Transparence sur la gestion de l'association pour donner confiance et pérenniser les relations
Membres Mesurer la réalisation de l'objet social Information en détail et en global sur chaque activité
Responsables par activité Suivre les coûts propres à chaque activité/action Ventilation des charges fixes et des charges variables par centre et par activité/action Outil de gestion
Analyser le degré d'avancement des actions
Déterminer les coûts de revient
Financeurs / Donateurs / Organismes de contrôle S'assurer de la bonne utilisation des fonds accordés Facilite la rédaction des comptes rendus financiers des activités ou/et actions Outil de communication

Parmi ses principaux objectifs, on peut citer :

  • la détermination de coûts par sous-ensemble, dans l'activité d'une association ;
  • la définition d'un véritable « prix de revient » des produits ou services rendus par l'organisme ;
  • l'analyse et l'explication des résultats dégagés ;
  • la fixation de prix ou tarifs au regard d'un objectif de marge ou de résultat, plus particulièrement dans les organismes ayant une activité lucrative ;
  • l'explication de la formation du résultat global comme l'addition de résultats déterminés par sous-ensembles dont les exemples sont nombreux : site géographique, moyens d'exploitation (établissements), pôle de responsabilité (directeur, chef de service...), fonction dans l'association (production, social...), activités différentes, actions, programmes, financeurs.

Ses atouts techniques

Si l'association veut obtenir des résultats par activités ou par projets en utilisant la comptabilité générale, elle doit démultiplier les comptes par nature en autant d'actions ou activités qu'elle réalise.

Le plan de comptes devient vite « surdéveloppé » et souvent difficile à analyser compte tenu du très grand nombre de comptes. La détermination de résultat par projets devient vite compliquée notamment lorsqu'il est nécessaire d'incorporer des charges communes à plusieurs projets.

La comptabilité analytique permet directement, à l'aide d'un logiciel comptable comprenant un module analytique, d'affecter les charges et produits à chaque projet, de manière simple et de façon automatique. L'association peut ainsi obtenir directement des états analytiques (balance, grand livre, compte de résultat), qui serviront de base à d'autres documents de gestion.

Un travail préparatoire indispensable

La mise en place d'une comptabilité analytique nécessite des travaux préalables.

Il s'agit de définir les objectifs visés (quels résultats ?, pour quoi faire ?...) et de « conceptualiser » les résultats ou informations souhaités.

C'est à partir de ces réflexions que pourront être choisis la méthode à utiliser, les axes analytiques et les différentes clés de répartition des charges et produits.

De même, il est indispensable de mettre en place l'organisation nécessaire pour collecter les données et informations nécessaires, éventuellement auprès de plusieurs personnes ou services.

Les différentes méthodes utilisées

Les différentes méthodes utilisées

La comptabilité analytique permet de calculer des coûts et des résultats par activité, par projet ou par autres sous-ensembles en fonction d'hypothèses posées par l'association selon ses besoins.

La notion de coût

Un coût est un ensemble de charges correspondant à la formation d'un « produit ou service », d'un projet ou d'une activité. Ils sont de plusieurs types :

  • variables : charges qui varient avec le volume d'activité (par exemple, des heures de salariés affectés à un projet) ;
  • fixes : liées à l'existence de l'association (frais administratifs, assurances, loyers...) ;
  • charges directes : directement affectées à un produit ou un projet ;
  • charges indirectes : charges qu'il est impossible d'affecter directement (par exemple, le loyer ou le salaire de la secrétaire qui s'occupe de toute l'activité de l'association).

Les différentes méthodes

Il existe plusieurs méthodes pour calculer un coût en comptabilité analytique :

  • la méthode des coûts partiels : consiste à considérer uniquement les charges variables ;
  • la méthode « direct-costing » ou méthode des coûts directs : prend en compte les charges variables + charges fixes directement affectables à un projet ou activité ;
  • la méthode des coûts complets : intègre toutes les charges, qu'elles soient variables, fixes, directes, indirectes.

D'autres méthodes existent, développées dans les activités industrielles. (ex : méthode ABC).

La méthode des coûts complets est la plus utilisée par les associations, notamment pour rendre compte de l'utilisation des subventions.

La méthode des coûts complets

Cette méthode est fondée sur le principe d'une prise en compte complète des charges directes et indirectes d'un projet.

PHASE 1 : Définition des axes (centres principaux) et des centres auxiliaires

La comptabilité analytique doit refléter l'activité d'une association.

Il est nécessaire de définir les différents projets, secteurs d'activité, correspondant à ceux générant des produits. On les appelle « axes » (ou centres principaux).

Les centres auxiliaires (ou accessoires) intègrent des charges communes, sans qu'il soit possible a priori de déterminer la part exacte imputable à tel ou tel projet/activité.

PHASE 2 : Détermination des clés de répartition

Les clés de répartition permettent d'affecter sur les axes les charges communes rassemblées dans les centres auxiliaires. Par exemple, le loyer qui est une charge commune à l'ensemble des activités de l'association pourra être réparti sur chacune des activités en fonction des mètres carrés utilisés par chaque activité ou en fonction du rapport des ressources issues de chaque activité sur les ressources totales.

PHASE 3 : Affectation des charges à chaque axe et centre accessoire

Chaque charge de la comptabilité générale, pour peu qu'elle soit incorporable, doit être affectée dans une activité/projet dénommé axe (centres principaux).

Les charges non incorporables sont principalement les charges exceptionnelles ainsi que les charges qui n'ont aucun rapport avec l'activité courante de l'établissement.

L'affectation est directe lorsqu'elle peut être directement affectée à un axe, par exemple, les salaires et charges sociales des personnels travaillant exclusivement sur une activité, un projet ou un service représentant un axe.

L'affectation est indirecte lorsqu'il est nécessaire d'affecter certaines charges dans des centres auxiliaires et de les répartir ensuite à l'aide de clés de répartition dans les centres principaux.
Par exemple, affecter chaque charge liée à l'administratif (salaire et charges sociales de la secrétaire et/ou de la comptable, loyer, entretien, assurance, frais postaux, fournitures administratives...) qui sont souvent des charges fixes, dans un centre auxiliaire « Services administratifs » pour ensuite les répartir sur chaque activité, en fonction par exemple de la part des ressources de l'activité sur les ressources totales de l'association.

Conclusion

La comptabilité analytique nécessite une analyse préalable de l'organisation de l'association, la définition des coûts souhaités en fonction des besoins de l'association en termes de gestion, la détermination d'hypothèses de travail pour déterminer les axes (le plus simple à définir), les centres auxiliaires et les clés de répartition.

C'est cette préparation qui est la plus délicate à opérer, rendant la comptabilité analytique difficile aux yeux des dirigeants d'associations.

Attention toutefois de ne pas mettre en place une comptabilité analytique trop complexe car l'excès d'informations ne permet pasune analyse efficace.

Auteur

Acteur majeur de l'expertise comptable en France, In Extenso accompagne au quotidien plus de 4 000 associations. www.inextenso-associations.com