Préparez-vous à passer au nouveau plan comptable

Le nouveau règlement comptable n°2018-06 publié au JO du 30 décembre 2018 doit au plus tard être mis en œuvre pour les exercices comptables ouverts à partir du 1^er janvier 2020. Il est important pour tous les organismes à but non lucratif visés par le règlement de prévoir les effets induits par ces changements et réfléchir à leur impact en termes d’organisation et de documentation. Donc, il n’est pas trop tôt pour s’en préoccuper et plusieurs dispositions vont nécessiter pour certains organismes de réunir des informations préalables essentielles ou de procéder à des recherches comptables plutôt « historiques ». Des simulations seront nécessaires.

La mise en œuvre du nouveau règlement comptable, le changement de format des tableaux de synthèse (bilan et compte de résultat) constituent un « changement de méthode comptable » au sens du règlement comptable général instauré par l’ANC, c’est-à-dire que l’organisme doit procéder à un calcul rétrospectif (comme s’il avait toujours existé) et l’incidence à l’ouverture du premier exercice d’application doit être imputée en « report à nouveau ». Cette règle peut être vécue comme une contrainte, mais également comme une opportunité car elle ne se présente qu’occasionnellement.

Alors, il convient de saisir cette occasion pour faire le point sur les principes et méthodes comptables appliqués par votre association ou fondation et rectifier toutes dérives ou imprécisions dont vous seriez conscients ou que votre analyse révèlerait. Tour d’horizon des principaux points de réflexions qui s’imposent.

Les fonds propres

Le règlement uniformise le vocabulaire des rubriques relatives aux fonds propres pour que celui-ci soit adapté à tous les types d’entités visées. Il confirme la distinction qu’il convient de faire entre fonds propres « avec ou sans droit de reprise ». Le passage de l’ancien au nouveau règlement constitue une bonne occasion pour faire l’inventaire des comptes de capitaux et fonds associatifs, reprendre l’historique de ces comptes et s’assurer du caractère définitif et formel des valeurs qui constituent les fonds propres acquis et détenus définitivement par l’entité, sans remise en cause, par rapport à ceux qui seraient grevés d’un droit de reprise, de préemption ou de restitution à un tiers susceptible de se manifester à un moment ou un autre.

De même, profitez-en pour chasser les résultats qui s’accumulent inutilement depuis des années et s’ennuient dans des « reports à nouveaux » éternels. C’est le moment de proposer leur affectation à des comptes de réserves plus stables.

Les prêts à usages ou commodats

Le nouveau règlement décide de supprimer la présentation des prêts à usage (ou commodats) tant à l’actif que du passif du bilan de l’entité qui bénéficie d’une telle mise à disposition. Si la mise en application de cette disposition ne semble pas présenter de grande difficulté, le traitement comptable est désormais celui d’une contribution volontaire en nature. Le prêt à usage est comptabilisé pour la valeur estimée du loyer annuel comme une prestation en nature en contrepartie d’une mise à disposition gratuite de locaux.

Les entités concernées par ce changement aux conséquences financières parfois significatives devront communiquer sur cette rubrique dans leur annexe. Il convient ici de bien s’assurer et reconnaitre les éléments constitutifs de ces contrats particuliers, ainsi que les différentes composantes qui permettront de procéder à une évaluation rationnelle de cet « équivalent loyer » que vous devrez indiquer dans les contributions volontaires en nature (aux comptes de charges : 861 – Mise à disposition gratuite de biens et de produits : 871 – Prestations en nature).

Les subventions d’investissement

Le nouveau règlement supprime le traitement comptable spécifique introduit en 1999 qui permettait à une association de distinguer les subventions d’investissement destinées à financer un bien renouvelable ou non par l’organisme.

Les entités devront dorénavant appliquer les dispositions du Plan comptable général. Selon le PCG, une subvention d’investissement peut être comptabilisée soit en produits, soit en subvention d’investissement, en compte 13. Dans ce second cas, conformément à l’article 312-1 du PCG, cette subvention sera reprise en résultat au rythme des amortissements pratiqués sur les investissements qu’elle finance.

Cette réforme ne sera pas sans conséquences pour certains organismes lors de la première application du futur règlement. En effet, il convient alors de procéder à un examen minutieux de la situation des subventions qui étaient comptabilisées dans les comptes 102600 ou 103600 avant de les reclasser selon la méthode rétrospective :

• soit la subvention a financé un bien qui est complètement amorti au jour de la mise en œuvre du nouveau règlement. Dans ce cas, l’intégralité de son montant est à reclasser en « report à nouveau » car il correspond à des reprises de sommes en « produits » qui auraient dû être effectuées sur des résultats antérieurs qui ont déjà été approuvés ;
• soit la subvention a financé un bien qui est en cours d’amortissement au jour de la mise en œuvre du nouveau règlement. Dans ce cas, l’intégralité de son montant est à reclasser en compte 13, la part qui aurait déjà dû être rapportée au résultat en compte 139 avec pour contrepartie son montant en « report à nouveau ». Par la suite, cette subvention suivra le même traitement comptable que celui défini par le PCG.

Bien entendu, toutes les caractéristiques de ces écritures devront faire l’objet de commentaires appropriés et de présentation pro-forma dans l’annexe aux comptes annuels.

Les Contributions Volontaires en Nature (CVN)

Le règlement renforce le dispositif d’intégration des CVN dans les comptes annuels. Il confirme la présentation de ces contributions volontaires en nature au pied du compte de résultat. Au dispositif actuel prévoyant une information graduelle, qualitative, quantitative, voire valorisée, le règlement ANC n° 2018-06 établit la valorisation et la comptabilisation des CVN comme un standard, dès lors que la nature et l’importance de celles-ci sont des éléments essentiels à la compréhension de l’activité de l’entité et que cette dernière est en mesure de les recenser et les valoriser. Si l’entité décide de ne pas les comptabiliser, elle mentionne en annexe les motifs de sa décision, la nature et l’importance des contributions volontaires en nature.

Les outils et procédures de nature à permettre le recensement des données quantitatives et/ou financières constituent un élément clé de mise en œuvre du règlement sur ce chapitre.

Les frais engagés par les bénévoles et abandonnés à titre de dons au profit de l’association

Le nouveau règlement comptable confirme que ces frais doivent, d’abord, être comptabilisés en charges avec pour contrepartie une dette envers le bénévole. Puis, dans un second temps, l’association constate l’abandon de frais du bénévole et enregistre le don reçu à ce titre (auquel doit correspondre un reçu fiscal émis dans le respect de l’article 200 du CGI).