Fichier de presse

Un fichier de contacts utiles tenu à jour est la première clé de réussite d'une bonne campagne de presse.

Il faut accepter de consacrer du temps à la constitution et à la mise à jour régulière des coordonnées des interlocuteurs dans les médias.

Il s'agit de constituer une base de données personnalisées qui recensera tous les contacts utiles pour mettre en œuvre une bonne stratégie de relations presse, adaptée aux missions et aux réalisations de l'association.

Pour créer le fichier, on peut tout d'abord partir d'un fichier de base, qu'on achètera. On peut aussi répertorier tous les supports de presse susceptibles d'être concernés par les actions de l'association :

  • journaux nationaux (quotidiens et autres),
  • journaux régionaux (quotidiens et autres),
  • les journaux locaux,
  • les journaux gratuits,
  • journaux des municipalités, des associations, des mutuelles,
  • presse professionnelle,
  • radios nationales et locales,
  • chaînes nationales et stations régionales de télévision,
  • supports de presse sur Internet.

L'objectif est de rassembler différentes informations pour élaborer une première liste de contacts utiles qui sera intégrée à une base de données informatisée simple.

Attention

Un bon fichier n'est pas un fichier pléthorique !

C'est un fichier correctement renseigné. Il faut donc privilégier le qualitatif par rapport au quantitatif.

Il faut réunir les informations indispensables et s'assurer qu'elles sont justes. Une information transmise au mauvais interlocuteur n'a aucune chance d'être diffusée.

Il faut se concentrer sur les supports, les rubriques et les journalistes en lien avec l'activité de l'association. Il ne s'agit pas d'ajouter les noms de tous les journalistes mais seulement de ceux qui sont susceptibles d'être intéressés par l'actualité de l'association.

Il appartient au responsable du fichier de contacter par téléphone, chaque média et de vérifier, avec la standardiste :

  • le nom,
  • la fonction,
  • l'adresse,
  • la ligne directe (éventuellement),
  • le numéro de fax,
  • l'adresse électronique de chaque journaliste.

Il faut s'assurer des mouvements, externes comme internes. Un fichier presse n'est jamais rigoureusement à jour. Il faut vérifier sur Internet ou dans des annuaires si d'autres médias couvrent le territoire de l'association. Il faut connaître leur périodicité, le type d'information qu'ils traitent, le nom du rédacteur en chef et des journalistes concernés et les intégrer au fichier.

En province il ne faut pas omettre les correspondants locaux des quotidiens régionaux (en général il en existe un dans chaque grande ville).

En parcourant simplement le titre concerné, il est possible de repérer leurs noms dans un encadré (l'ours) ou au bas d'un article.

Enfin il faut penser aux bulletins municipaux et à la presse institutionnelle en général : ce sont souvent des supports intéressants pour les associations.

Conseil

La mise à jour du fichier presse doit être réalisée en continu. Les journalistes changent souvent de poste. Il faut d'abord vérifier systématiquement les coordonnées des principaux contacts avant chaque nouvelle opération.

Il faut ensuite consigner toutes les modifications observées au fil du temps : courriers non parvenus et revenus à leur destinataire, changements de coordonnées téléphoniques, signatures nouvelles repérées au hasard des lectures ou des rencontres.

Nouer des relations

Des relations efficaces avec des journalistes sont d'abord des relations régulières.

Il faut du temps pour construire des liens de confiance entre une organisation et la presse et il ne faut pas forcément espérer réussir du premier coup.

Il ne faut pas hésiter à contacter et à informer les journalistes chaque fois que l'occasion est offerte, à partir du moment où il existe une véritable information à leur apporter. Cela ne se traduira pas à chaque fois par un article, mais les journalistes apprennent ainsi à connaître l'association.

Conseil

En dehors des occasions spécifiques qui conduisent les responsables des relations presse à entrer en relation avec ces différents interlocuteurs, il faut aussi penser à leur envoyer régulièrement des nouvelles : leur adresser les vœux de fin d'année, les informer des projets et des réalisations de l'association. Intégrer leur propre carnet d'adresses est aussi un travail de relations publiques.

Les documents à préparer

Le service de communication de l'association doit mettre à disposition différents outils : une brochure de présentation, des matériels divers d'information et de communication.

Le responsable des relations presse devra en outre préparer :

  • un communiqué de presse en fonction de l'information à diffuser,
  • un dossier de presse qui apporte aux journalistes tous les éléments complémentaires nécessaires à la rédaction de leur article,
  • une liste de personnes témoins et porte-parole capables de parler de l'association et de ses réalisations,
  • des illustrations (photos, logos, etc.) dans un format utilisable par la presse (en format numérique).

Le dossier de presse

Au-delà des informations à caractère général (sur l'association, ses missions et ses projets), un dossier de presse doit comporter des informations concrètes :

  • les actions financées ;
  • un calendrier des événements ou des manifestations ;
  • le montant des ressources et de la collecte de fonds, etc.

Il s'agit de communiquer au journaliste des informations qui vont susciter sa curiosité. Il faut s'efforcer de créer l'événement car c'est de l'événement que découle l'information. Le journaliste écrit en fonction de ses lecteurs.

Conseil

Il faut se mettre à la place du lecteur et se demander si on serait soi-même intéressé par l'information qu'on communique.

Il ne faut jamais perdre de vue qu'un journaliste cherche toujours à gagner du temps. Il faut lui simplifier la tâche et mettre à sa disposition tout ce dont il peut avoir besoin : communiqués, photos, logos, témoins, informations spécifiques sur un sujet, etc.

Communiqué de presse

Le communiqué de presse est un outil fondamental des relations presse.

Il faut le préparer soigneusement. Les journalistes reçoivent beaucoup de communiqués tous les jours et ils ne sont sensibilisés que par les textes qui répondent à leurs contraintes et à leurs attentes.

Le communiqué de presse est un document centré sur une information : un communiqué doit exprimer un message et un seul.

C'est un document non individualisé qui est envoyé en nombre à plusieurs journalistes et c'est le même pour tous les destinataires.

La lecture du communiqué de presse doit être rapide pour faciliter la tâche des journalistes : il faut aller à l'essentiel avec clarté et précision.

Les éléments indispensables du communiqué de presse

  • L'identité de l'émetteur,
  • une date,
  • un titre,
  • un texte centré sur une information simple, avec un seul message,
  • le nom, le numéro de téléphone et l'adresse électronique d'une personne (et d'une seule) à contacter.

Un communiqué de presse doit être concis : une page maximum dactylographiée, si possible sur un recto seul. Les premières lignes sont les plus importantes : elles doivent résumer l'essentiel de l'information.

Le communiqué doit être rédigé comme s'il était destiné à être repris tel quel et in extenso par le journaliste. Le langage employé doit être simple, clair et attractif.

Conseil

Il est souvent bon d'insérer un témoignage ou une citation car les lecteurs (donc les journalistes) aiment bien le concret et l'illustration.

L'envoi du communiqué de presse

Un communiqué de presse s'envoie aujourd'hui aux journalistes par courrier électronique ou par télécopie. Dans le second cas, le document sera déjà imprimé entre les mains du journaliste, ce qui lui facilite la tâche.

Pour la date d'envoi, il faut tenir compte des délais de fabrication et de bouclage du support.

Le suivi

Un élément essentiel, souvent négligé, est le suivi du communiqué. L'envoi ne suffit pas : il faut téléphoner à l'ensemble du fichier dès que le communiqué est arrivé.

Cela permet de vérifier que le document a été bien reçu (et de le renvoyer dans le cas contraire), de discuter avec le journaliste pour l'interroger sur ses intentions, de lui proposer de lui envoyer un dossier de presse, de plaider la cause de l'association, de tenter d'obtenir un article ou d'organiser une interview.