Externaliser : pour quoi faire ?

Le recours à un prestataire extérieur doit obéir à des arguments rationnels.

Il faut commencer par déterminer si des fonctions doivent être exclues de cette possibilité. L’association doit rester l’acteur opérationnel de ses propres missions en même temps qu’elle doit elle-même assurer la promotion de celles-ci.

Cela apparaît évident sur le premier point : on n’imaginerait pas une association se désintéresser de la réalisation des activités qui fondent son objet social pour le confier à d’autres. Cela devrait apparaître aussi vrai en ce qui concerne la communication et le développement des ressources.

Pour le reste, tout peut s’externaliser : l’entretien des locaux, la surveillance et le gardiennage, l’expertise comptable, la maintenance des ordinateurs, la saisie en masse d’un fichier de prospects ou de chèques envoyés par des donateurs, la création du site Web, la réalisation d’une brochure d’information, l’organisation logistique de l’assemblée générale, la production des comptes rendus de réunions du conseil d’administration, l’élaboration d’une campagne de communication, la prospection de donateurs par marketing direct, etc.

Le choix d'une solution extérieure ne doit répondre qu’à un seul argument : le service qui va être sous-traité doit apporter un avantage à l’association par comparaison à une solution interne.

Un réel avantage ?

L’avantage de l’externalisation doit se mesurer selon trois critères distincts :

• la qualité ou l’efficacité : le sous-traitant doit apporter une plus grande compétence, une prestation plus adaptée ou un service plus complet. Tout ce qui est utile à l’association, qui la rend meilleure ou plus efficace et qui n’est pas mobilisable de façon satisfaisante en interne mérite d’être envisagé en sous-traitance ;
• le coût : il faut sous-traiter si la solution apportée par le sous-traitant se révèle moins coûteuse (à qualité comparable) que si l’association avait dû la prendre en charge par ses propres moyens. Une association va ainsi choisir de faire tenir sa comptabilité par un expert pour éviter l’embauche à temps partiel, plus onéreuse, d’un comptable ;
• la disponibilité des ressources humaines : si l’association n’a pas les compétences disponibles au moment nécessaire, elle a encore intérêt à sous-traiter. Elle va par exemple faire le choix de confier l’entretien quotidien de ses locaux à une société spécialisée pour éviter l’emploi salarié d’une personne de ménage et l’obligation de gérer les absences dues aux congés ou à la maladie. Ponctuellement elle va faire réaliser une saisie en masse de documents (adresses, chèques) à l’extérieur parce qu’elle ne peut pas réunir au moment opportun les ressources salariées ou bénévoles nécessaires.

Pour bien choisir le sous-traitant, il faut s’imposer la rigueur d’appliquer des règles précises.

Établir un cahier des charges

Le cahier des charges permet à l’association de définir le périmètre et le contenu du projet, ainsi que les règles du jeu.

• Il permet aux prestataires consultés de formuler une proposition adéquate. Le cahier des charges est un document de travail qui sert de base pour définir les objectifs à atteindre et bien cadrer la mission du prestataire.
• Il doit décrire la situation de l’association, les objectifs de la mission, la méthode envisagée, les résultats attendus.
• Il doit aussi préciser les conditions dans lesquelles la mission va être réalisée : contenus apportés, ressources mobilisées, personnes concernées dans l’association ou à l’extérieur, calendriers, budgets.
• Il doit enfin annoncer les conditions de la procédure de sélection des candidats, s’il y a lieu.

Mettre en concurrence

Le plus souvent, pour choisir il faut pouvoir comparer, c’est-à-dire qu’il faut mettre en concurrence plusieurs candidats différents. Une association est souvent conduite à mener des consultations : l’exigence d’efficacité et de transparence qui s’impose de plus en plus aux associations les pousse à cet exercice. C’est aussi un bon moyen de trouver les meilleurs prestataires.

Demander des références précises

Les prestataires sont nombreux et il y a de tout sur le marché. Il ne faut pas hésiter à demander aux candidats une présentation précise de leurs activités, la liste de leurs clients, des exemples de missions conduites ou de réalisations réussies dans des domaines proches de celui pour lequel ils sont consultés. Il faut vérifier leur ancienneté dans le métier, leur appartenance à un syndicat professionnel, s’ils bénéficient ou non d’un label. Il est bon parfois de faire une visite sur place.

Mettre en place une procédure transparente

Dans une mise en concurrence de prestataires, l’association doit respecter la lisibilité et la transparence de la procédure. Il faut que tous les éléments de la règle du jeu soient clairement apparents pour tous les prestataires sollicités. Il faut les informer qu’ils sont en concurrence. Il faut leur communiquer les critères sur lesquels leur proposition sera jugée. Il faut expliquer à ceux qui ne sont pas retenus les raisons du choix qui a été opéré. Il faut respecter le travail des prestataires auxquels on a demandé de fournir un travail de réflexion et d’élaboration d’une proposition commerciale.

Limiter le nombre des candidats

Il n’est pas utile de multiplier les candidats pour le plaisir. Il vaut mieux procéder à une consultation fermée, en sollicitant un nombre réduit de sous-traitants potentiels et en sélectionnant les meilleurs pour participer à la procédure.

Choisir à plusieurs

Le choix final du candidat retenu doit se faire dans le cadre d’une procédure collective. Le cahier des charges initial doit prévoir l’intervention d’un comité de sélection rassemblant des compétences différentes au sein de l’association.

Travailler avec un prestataire

Lorsque le prestataire a été choisi, il faut mettre toutes les chances de son côté pour que la prestation soit réussie.

Le recours à la sous-traitance est un jeu qui se joue à deux et les deux parties ont un rôle à tenir ensemble.

Établir un document contractuel

Il est utile et prudent de coucher par écrit les engagements réciproques avant le démarrage d’une mission ou d’un projet, quels qu’ils soient. Qu’il s’agisse d’une lettre de mission, d’un devis détaillé ou d’une proposition argumentée, un document faisant office de contrat doit être établi et signé par les deux parties.

Le document contractuel est utile car il permet de définir de façon précise les modalités de l'intervention du prestataire : objectifs, méthodes de travail, modalités techniques, sous-traitances éventuelles, planning, rapports d'étape, rémunération, mode de règlement, conditions d'interruption ou de rupture de la mission, clauses d'exclusivité, de confidentialité et de propriété.

Il est un bon guide du projet mené en commun par le prestataire et son client (l’association). Le document contractuel est aussi un acte de prudence car il sera opposable en cas de litige. Il faut aussi prévoir le risque de défaillance du prestataire et s’en protéger.

Réduire le coût

Limiter le niveau des honoraires versés à ses prestataires est une préoccupation de bon aloi. Il ne faut donc pas hésiter à vérifier la correcte évaluation du temps consacré ou des moyens nécessaires. Il faut aussi savoir dans une certaine mesure discuter les prix et négocier à la baisse.

Écouter et contrôler

Le prestataire choisi doit être mis en situation d’exercer sa mission le mieux possible. Un sous-traitant consomme du budget et du temps :

• il faut lui donner les moyens de bien vous conseiller ;
• il faut mettre à sa disposition toutes les informations et outils nécessaires et se comporter avec lui en véritable partenaire : il y va de l’intérêt de tous et, au final, de la réussite de la prestation de conseil ;
• il faut savoir faire confiance aux prestataires que l’on a choisis ;
• il faut être capable d’écouter leurs recommandations, mais aussi de les évaluer et de les discuter.

Rémunération du prestataire

La rémunération est naturellement un élément prépondérant dans le choix qui est fait du prestataire. Il intègre des éléments différents : fournitures apportées (matériel, papier, etc.) mais surtout la production intellectuelle ou manuelle qui se paye au temps passé. L’évaluation du temps passé (la prévision avant la prestation et la vérification lorsqu’elle a été réalisée) doit faire l’objet d’une extrême attention.

Au total, le coût des prestations de services est en général établi sur une base forfaitaire et convenue d’avance. Il peut se justifier que la rémunération (en totalité parfois, plus souvent partiellement) soit calculée par rapport au résultat obtenu.

Remettre en concurrence

Lorsque les activités sous-traitées sont pérennisées (c’est-à-dire en dehors des projets ponctuels), il faut s’assurer que les critères qui ont présidé au choix initial continuent d’être réunis.

ll est bon de vérifier que le prestataire assure toujours le meilleur service au meilleur prix. Il faut donc en parler ouvertement et régulièrement avec lui. N’oublions pas que le prestataire est avant tout un partenaire et que la confiance doit être toujours installée. Il faut, par ailleurs, périodiquement interroger la concurrence. L’obligation de le faire s’impose à beaucoup d’associations, de façon implicite ou explicite. Encore une fois la remise en concurrence périodique des prestataires relève de l’exigence de transparence et d’efficacité qui s’applique au monde associatif.