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L'organisation de votre comptabilité


Classement des pièces comptables

Vos pièces comptables doivent être classées par nature et de façon chronologique.

Le classement de vos pièces comptables dépend :

  • d'une part de leur volume,
  • d'autre part de l'organisation de l'association et de son trésorier.
Conseil

Conseil

Utilisez un rangement sous forme de classeur. Il y a moins de risque de perte de document que dans des pochettes.


Pour les petites associations :

  • un classeur "Banque" pour tous vos relevés bancaires et justificatifs des mouvements de banque (virement, remise de chèque, justificatifs de frais bancaire, etc.) ;
  • Attention

    Attention

    Pensez à ouvrir un classeur distinct par banque si vous avez plusieurs banques.

  • un classeur "Caisse" contenant tous les justificatifs payés par caisse ;
  • Conseil

    Conseil

    Si vous avez beaucoup de dépenses réglées par caisse, et afin de ne pas oublier de dépenses, ouvrez un cahier de caisse (de type agenda journalier) ou vous reporterez le solde initial de caisse, les sorties de caisse, les entrées en caisse et le solde final jour par jour. Cette méthode vous permettra de contrôler rapidement à tout moment le solde théorique de caisse mentionné sur ce cahier, le solde réel d'espèces en caisse et à chaque fin de mois, le solde comptable du compte de caisse.

  • un classeur "Factures d'achat et de services acquittées" factures sur lesquelles vous inscrirez les dates et numéros de règlement (n° chèque) ;
  • un classeur "Note de frais", numérotées sans oublier leurs justificatifs ;
  • un classeur "Cotisations" pour suivre les cotisations reçues et celles non encore encaissées ;
  • un classeur "Factures clients" si l'association émet des factures sur lesquelles seront apposés la date de l'encaissement et le n° de la remise de chèque ou du virement comptable ;
  • un classeur pour les salaires et organismes sociaux, si nécessaire ;
  • un classeur pour les impôts, si nécessaire.

Pour les associations ayant beaucoup d'opérations comptables, il faudra multiplier les classeurs et en ouvrir davantage.


Conseil

Conseil

N'hésitez pas à ouvrir un classeur "Immobilisations" regroupant les factures originales de chaque investissement acquis. Cela constitue un véritable gain de temps de recherche lorsque vous souhaitez mettre au rebut ou vendre une immobilisation. De plus, la durée de conservation de ces factures est plus longue que la durée de conservation des factures d'achat.