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Les prestataires de service : l'externalisation


Une association ne sait pas tout faire et elle ne peut pas tout faire elle-même, par le recours à ses propres ressources internes, que celles-ci soient bénévoles ou qu'elles soient apportées par le personnel salarié.

Elle ne dispose pas toujours de tous les moyens indispensables à la réussite de sa mission. Avec la spécialisation croissante combinée à la diversification toujours plus grande des activités, l'association est, comme l'entreprise, conduite à s'interroger sur la légitimité de recourir à des prestataires extérieurs. Mieux vaut le faire à bon escient.


Externaliser : pour quoi faire ?

Le recours à un prestataire extérieur doit obéir à des arguments rationnels.

Il faut commencer par déterminer si des fonctions doivent être exclues de cette possibilité. L'association doit rester l'acteur opérationnel de ses propres missions en même temps qu'elle doit elle-même assurer la promotion de celles-ci.

Cela apparaît évident sur le premier point : on n'imaginerait pas une association se désintéresser de la réalisation des activités qui fondent son objet social pour le confier à d'autres. Cela devrait apparaître aussi vrai en ce qui concerne la communication et le développement des ressources.


Conseil

Conseil

Cela signifie par exemple qu'une association peut se faire conseiller sur la mise en œuvre de sa politique de communication ou sur la méthodologie de sa collecte de fonds, mais que ses propres responsables doivent demeurer les porte-parole et les interlocuteurs auprès des cibles de communication ou des financeurs potentiels.


Pour le reste, tout peut s'externaliser : l'entretien des locaux, la surveillance et le gardiennage, l'expertise comptable, la maintenance des systèmes d'informations, la saisie en masse d'un fichier de prospects ou de chèques envoyés par des donateurs, la création du site Internet, la réalisation d'une brochure d'information, la rédaction du bulletin périodique, l'organisation logistique de l'assemblée générale, la production des comptes rendus de réunions du conseil d'administration, l'élaboration d'une campagne de communication, la prospection de donateurs par marketing direct, etc.

Le choix d'une solution extérieure ne doit répondre qu'à un seul argument : le service qui va être sous-traité doit apporter un avantage à l'association par comparaison à une solution interne.


Un réel avantage ?

L'avantage de l'externalisation doit se mesurer selon trois critères distincts :

  • la qualité ou l'efficacité : le sous-traitant doit apporter une plus grande compétence, une prestation plus adaptée ou un service plus complet. Tout ce qui est utile à l'association, qui la rend meilleure ou plus efficace et qui n'est pas mobilisable de façon satisfaisante en interne mérite d'être envisagé en sous-traitance ;
  • le coût : il faut sous-traiter si la solution apportée par le sous-traitant se révèle moins coûteuse (à qualité comparable) que si l'association avait dû la prendre en charge par ses propres moyens. Une association va ainsi choisir de faire tenir sa comptabilité par un expert pour éviter l'embauche à temps partiel, plus onéreuse, d'un comptable ;
  • la disponibilité des ressources humaines : si l'association n'a pas les compétences disponibles au moment nécessaire, elle a encore intérêt à sous-traiter. Elle va par exemple faire le choix de confier l'entretien quotidien de ses locaux à une société spécialisée pour éviter l'emploi salarié d'une personne de ménage et l'obligation de gérer les absences dues aux congés ou à la maladie. Ponctuellement elle va faire réaliser une saisie en masse de documents (adresses, chèques) à l'extérieur parce qu'elle ne peut pas réunir au moment opportun les ressources salariées ou bénévoles nécessaires.