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Les outils et les supports de communication : le rapport annuel


Un document à usages multiples

Les supports destinés à l'information des cibles externes de l'association peuvent être nombreux et de nature extrêmement différente.

Cependant nous suggérons à toutes les associations de réaliser chaque année un rapport annuel. Bien conçu, ce document offre beaucoup d'avantages et en premier lieu celui de se substituer à un certain nombre d'autres en visant les mêmes objectifs.

Un rapport annuel peut rassembler les éléments suivants :

  • introduction : un éditorial politique et stratégique signé par le président,
  • rappel de la vision, de la mission, des valeurs : une présentation des éléments fondamentaux du projet associatif,
  • réalisations de l'année écoulée : une présentation thématique de préférence à une présentation chronologique, ce qui permet de mettre en relief l'organisation de l'association et la diversité de ses actions,
  • projets à court terme : pour illustrer la vision prospective de l'association et ses besoins,
  • événements : de collecte de fonds ou de sensibilisation,
  • témoignages : d'élus, de bénévoles, de salariés, de membres, de bénéficiaires, de partenaires,
  • extraits du press-book,
  • liste des partenaires : pour leur rendre hommage et montrer les soutiens dont bénéficie l'association,
  • informations comptables et financières : compte de résultat, bilan, présentation analytique des comptes (par exemple le compte d’emploi des ressources pour les associations collectrices de dons), éventuellement le budget de l’exercice suivant,
  • organigramme : conseil d'administration, autres structures bénévoles, équipe salariée,
  • illustrations : photos, dessins, graphiques.
Attention

Attention

Un tel document n'est pas réservé aux plus grandes associations. Toutes ont la possibilité de concevoir un rapport annuel. Qu'il comporte quatre pages ou soixante, que sa présentation soit sommaire ou plus sophistiquée, qu'il soit tiré à cent exemplaires ou à cinq mille voire exclusivement réalisé en version numérique, peu importe : il pourra satisfaire à de nombreux usages.

  • Il remplace la plaquette de présentation (qui devient inutile), il sert de document de référence sur l'association dans le dossier de presse, dans le dossier de demande de subvention, dans le dossier de prospection de sponsors.
  • Il permet de rendre compte et d'apporter une information synthétique, complète, transparente et à jour, à tous les interlocuteurs de l'association : tutelles, partenaires, grands donateurs, journalistes, adhérents privilégiés, bénévoles.
  • Il n'est pas très compliqué à réaliser dans la mesure où il est composé d'éléments qui sont disponibles ou qui doivent être rédigés pour l'assemblée générale.
  • Il donne de l'association une image de transparence, d'efficacité et de professionnalisme qui la distingue des autres.

Bon à savoir

Bon à savoir

Les versions électroniques

Beaucoup de documents imprimés sur papier, dont le rapport annuel, peuvent aujourd’hui être utilisés en version électronique. Ils peuvent être convertis au format PDF pour faciliter la lecture et l’impression sur n’importe quelle machine, ainsi que pour rendre plus difficile la modification du document par le destinataire. Ces documents peuvent aussi être aisément insérés dans le site Internet de l’association.


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